Qual serviço de recepção é mais adequado para o meu negócio?

 Você está procurando melhorar sua área de recepção - entregar a melhor impressão e atendimento ao cliente em sua recepção; talvez aumentar a eficiência ou a produtividade, aumentar os custos ou melhorar a experiência do visitante?

Os serviços de recepção são essenciais para o funcionamento diário do Front of House, mas o gerenciamento tradicional de visitantes não funciona para todas as empresas modernas. Neste post, vamos ajudá-lo a perceber que tipos de serviços de receção estão disponíveis e como implementá-los numa organização.

O que é um serviço de recepção (e por que isso importa)?

serviço de recepção

Um serviço de recepção é uma função com o objetivo principal de receber e auxiliar os visitantes de um escritório corporativo.

Além de dar suporte aos visitantes, os serviços de recepção geralmente auxiliam nas tarefas administrativas, como receber e distribuir entregas, atender ligações, agendar compromissos e outras tarefas das Instalações.

Os serviços de recepção são importantes porque são a primeira coisa que alguém vê quando entra num edifício; sejam eles funcionários, entregadores, clientes ou parceiros, a primeira impressão em seu lobby dá uma impressão de como é o restante de sua empresa. Os serviços de recepção mantêm o prédio funcionando sem problemas; desde aceitar chamadas e agendar compromissos para o CEO, até receber entregas e garantir que cheguem à pessoa certa, os serviços de recepção mantêm o BAU em seu escritório.

A história dos serviços de recepção

Trabalhadores de escritório, como contadores e secretários, existem desde o Império Romano , onde durante esse período essas funções eram consideradas altamente qualificadas e essenciais para a liderança e o governo.

A máquina de escrever Remington and Sons foi criada no final de 1800, o que levou a grandes avanços no trabalho de escritório. O conceito “QWERTY” também foi criado por esses fabricantes nessa época.

Desde então, as funções de secretariado e administrativo desenvolveram-se ao longo do tempo; no início dos anos 1900, a introdução da máquina de escrever permitiu que as mulheres começassem a entrar no mercado de trabalho e, nos anos 1960, havia 1,8 milhão de trabalhadoras clericais.

Hoje em dia, a tecnologia tem um grande impacto nos serviços de recepção; a introdução de PCs na década de 1990 impulsionou o trabalho de escritório e de escritório, e os sistemas de gerenciamento de visitantes se tornaram populares.

Exemplos de Serviço de Recepção

1. Recepção de autoatendimento não tripulada

Recepção não tripulada significa uma recepção self-service sem equipe de recepção no local. Esse tipo de recepção costuma ter algo no lugar de uma recepcionista; como um livro de registro de visitantes . Vamos detalhar os prós e contras de ter uma recepção não tripulada:

Prós:

Economize dinheiro com os salários dos funcionários

Adapta-se a locais de escritórios menores e satélites que podem ter um baixo fluxo de visitantes

Pode ver algumas economias de custos imediatas

Contras:

Não oferece uma boa experiência ao visitante, possivelmente mostrando uma falta de cuidado com seus clientes

Pode ser ineficiente em geral se o processo não for totalmente automatizado

As tarefas administrativas precisam ser redistribuídas para outras áreas da empresa

Pode ser caro a longo prazo

Nenhuma pessoa dedicada para apoiar se um visitante precisar de ajuda

Os serviços de recepção não tripulados podem atender empresas com pouco espaço ou com baixo tráfego de visitantes. No entanto, há desvantagens significativas nas entradas não tripuladas, especialmente se houver um visitante assinando o livro no lugar de uma presença física, pois representa vários riscos de segurança e conformidade para as empresas modernas.

Como melhorá-lo?

Recomendamos a implantação de um quiosque de autoatendimento no local para dar suporte aos visitantes quando eles precisam falar com alguém. Os quiosques de autoatendimento têm a capacidade de fazer chamadas de vídeo para sua equipe de recepção centralizada ou recepcionistas digitais terceirizados para tirar dúvidas de seus visitantes.

2. Funcionários da recepção sem tecnologia

Este tipo de serviço de recepção requer recepcionistas em tempo integral no local para receber seus visitantes, eles podem ser seus recepcionistas internos ou terceirizados de um provedor de serviços de Front of House. Nesse cenário, a equipe da recepção está à disposição para dar suporte aos visitantes quando eles entram em seu prédio, além de lidar com outras tarefas administrativas.

Prós:

Atendimento ao cliente face a face que adiciona o toque pessoal

Funcionários à disposição para apoiar os visitantes quando necessário

Flexibilidade para responder a eventos inesperados (visitas não planeadas, entregas, etc.)

Contras:

Mais probabilidade de ter filas durante os períodos de maior movimento

Períodos de silêncio deixarão a equipe com pouco para fazer

Problemas de retenção de pessoal, pois eles precisam executar muitas tarefas repetitivas

Baixa eficiencia

Processos importantes potencialmente esquecidos durante períodos de maior movimento

Risco de contaminação da Covid-19 é maior

Embora os visitantes, sem dúvida, recebam um atendimento fantástico quando chegarem à sua empresa, períodos mais movimentados podem afetar a qualidade do atendimento ao cliente.

Além disso, os níveis de retenção de pessoal podem ocorrer neste tipo de configuração da Fonte da Casa; custando a uma empresa aproximadamente £ 3.000 + por ano em retreinamento e novos uniformes.

3. Uma mistura de recepcionistas e tecnologia

serviço de recepção

Outro serviço de recepção é uma mistura de pessoas e tecnologia – um serviço de recepção digital . Isso significa digitalizar partes de suas tarefas de recepção e eliminar o trabalho manual repetitivo para fazer o check-in dos visitantes, para que sua equipe de recepção possa se concentrar em fornecer um serviço de concierge meet-and-greet. Assim como nas duas opções anteriores, vamos dar uma olhada nos prós e contras dessa opção.

Prós:

Níveis de alta eficiência

A tecnologia pode apoiar a equipe durante os períodos de maior movimento

Produtividade aumentada

Permite que o número de funcionários seja mantido ao longo do dia

Gera economia de custos a longo prazo

Atualize a imagem da marca

Contras:

Pode ter altos custos iniciais

Pode ser difícil de adotar em uma organização se não for implementado de forma eficaz

Nesse caso, a tecnologia complementa as pessoas para criar recepções coesas, profissionais e modernizadas para as organizações. A última opção é o melhor dos dois mundos, no entanto, e pode, em alguns casos, ser caro.

Leia mais sobre como os serviços de recepção digital podem enfrentar os desafios e riscos potenciais para todos os tipos de recepções

3 Dicas para escolher o serviço de recepção exemplar para o seu negócio

Com muitos produtos de serviços de recepção no mercado, pode ser difícil identificar qual solução é a melhor para sua organização. Felizmente, temos algumas dicas importantes para ajudá-lo a escolher o produto certo.

1. Entenda seu motorista

É importante entender quais são seus objetivos operacionais para implementar quaisquer soluções. É para melhorar a experiência do visitante, economizar custos ou talvez uma mistura dos dois?

Na Vpod, entendemos a força motriz por trás de um serviço de recepção. Reunimos um guia prático para ajudar as pessoas a alcançar seus objetivos.

Descubra como apoiamos suas metas e objetivos estratégicos

2. Avalie a eficiência digital da sua recepção

Ao começar a procurar um serviço de recepção, é importante que você entenda sua atual eficiência digital. Isso ajudará duas vezes, ao contratar serviços de portaria 24h

ajudá-lo a entender onde a melhoria pode ser feita

apoiá-lo durante o caso de negócios e o estágio de solicitação de orçamento

O que é eficiência digital e como posso melhorá-la?

3. Considere uma solução durável

Se você decidir introduzir um software de recepção digital para dar suporte ao seu serviço de recepção, aqui estão algumas desvantagens de apenas instalá-lo em seu iPad ou telefone. Muitos produtos no mercado funcionam bem com iPads, mas a manutenção dos iPads pode ser difícil para uso comercial. Como ficam ligados a maior parte do dia, os iPads podem queimar e se tornar caros a longo prazo.

Ao procurar hardware de gerenciamento de visitantes, recomendamos procurar produtos especialmente projetados para essa finalidade.